Verplichte inschrijving in het UBO-register. Ook in Nederland is het dan nu zover. In veel andere landen bestaat dit UBO (uiteindelijk belanghebbende) register al langer. Bestaande BV’s, rechtspersonen en personenvennootschappen krijgen nog 18 maanden de tijd om de UBO’s in te schrijven. Nieuwe entiteiten zijn direct verplicht om zich in te schrijven.

Dit betekent dat voor alle entiteiten de inschrijving geregeld moet worden. Omdat het UBO-register en de inschrijving als lastig kan worden ervaren, kunnen wij hierbij helpen. Voor degenen die graag meer informatie willen en het zelf willen regelen is hieronder uitgeschreven waar het om gaat. Wil je graag dat wij je helpen? Neem dan contact op met jouw relatiebeheerder of met een van onze collega’s wanneer je nog geen klant bent. Gezien de heldere toelichting, is onderstaande informatie gedeeltelijk afkomstig van Drs. J.A. Knol.

Liever niet in het register

Wil je liever niet in het UBO-register terecht komen? Om UBO-registratie te voorkomen is het niet voldoende om het belang onder de 25% te brengen. Een aandeelhouder kwalificeert namelijk niet alleen als UBO op grond van het bezit van meer dan 25% van de aandelen of winstrechten, maar ook op grond van meer dan 25% stemrechten. Het begrip UBO is hierbij zeer breed gedefinieerd. Het checken van aandeelhoudersovereenkomsten en statuten is daarom zeker aan te raden. Daarnaast kan ook de feitelijke situatie aanleiding geven tot kwalificatie als UBO. Blijkt bijvoorbeeld in een familiebedrijf met vier of meer gelijkwaardige aandeelhouders dat toch één iemand de doorslaggevende stem heeft, dan is diegene de UBO. Ondanks dat dit nergens formeel staat.

Pseudo-UBO

Wanneer er geen UBO is, kom je uit bij een ‘pseudo’-UBO. Bij een B.V. of andere rechtspersoon zijn dit de statutaire bestuurders. De regel is namelijk dat elke entiteit in het UBO-register een UBO moet opgeven. Dit geldt ook voor stichtingen, ook al kunnen zij geen eigenaren hebben. Doorgaans moet dan het gehele bestuur als pseudo-UBO worden opgevoerd. Is er echter bijvoorbeeld een Raad van Toezicht dat de statuten kan wijzigen? Of heeft een commissie uit het bestuur deze bevoegdheid? Dan zijn dit de UBO’s.

Een ander aandachtspunt is dat een UBO altijd een natuurlijke persoon moet zijn. Dit betekent dat men bij een structuur met meerdere B.V.’s voor elke afzonderlijke B.V. de UBO moet registreren. Voor het bepalen van de UBO, kijk je daarom door de gehele structuur heen. Ook een STAK (stichting-administratiekantoor) voorkomt niet de inschrijving als UBO. Certificaathouders met een belang van meer dan 25% kwalificeren als bezits-UBO. Pas bij vier certificaathouders met belangen van 25% wordt het bestuur van de STAK als pseudo-UBO ingeschreven.

Kamer van Koophandel

Het UBO-register krijgt een vergelijkbare vormgeving en is op eenzelfde manier toegankelijk als het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Ook zal de Kamer van Koophandel het register beheren. Het is nog even afwachten of er een apart uittreksel komt voor het UBO-register of dat de UBO wordt vermeld op  het bekende uittreksel uit het handelsregister.

Openbare gegevens

Hiermee zal in ieder geval een aantal gegevens openbaar zijn. Denk aan de naam, geboortemaand ,geboortejaar, nationaliteit en de woonstaat van de UBO. Hierdoor zal bij de inschrijfformulieren veel meer informatie worden gevraagd. In een afgeschermd deel, dat alleen toegankelijk is voor opsporingsinstanties, worden ook zaken als BSN en adres geregistreerd. Ook worden hier de stukken gearchiveerd op basis waarvan het belang van de UBO blijkt. Met het inschrijfformulier moet men namelijk ook andere stukken aanleveren. Zoals bijvoorbeeld statuten, maatschaps- en firma-overeenkomsten en aandeelhoudersovereenkomsten. De exacte omvang van het belang van de UBO is niet zichtbaar. Er wordt namelijk gewerkt met drie bandbreedtes van ieder 25%. Tevens is de aard van het belang zichtbaar: bezit, zeggenschap of pseudo.

Contact